先日、2021年2月19日に第27回通常総会をオンラインにて開催しました。上程された各議案も承認をされ、2021年度の理事会、各研究会の活動がこれからはじまります。ご承認ありがとうございました。

 

本総会では、各議案の採決にあたって、HCL Domino Volt で「議案承認アプリ」を作成し、出席者のみなさまに承認、否認の採決をいただき、その場で採決をしました。

 

 

舞台裏から(事務局)

 

昨年は、ディスカッションDBを利用して、クラシックWebでの投票機能を実装していましたが、今年は、Voltアプリを利用して新しくアプリケーションを作成しました。(開発は、株式会社エフ様にお願いしました。)

 

ディスカッションDBは、スマホに対応していないため、昨年の総会は、PCのブラウザからしか参加、投票できませんでした。採決の集計も総会終了後に事務局が行い、後日報告を行っていました。

 

今回は、以下のような形で総会運営を行いました。

 

議案登録:事務局が、会員限定サイトに作成したディスカッションDBにノーツクライアントを使用して、議案を掲載、編集しました。

投票:出席者は、PC、スマホのブラウザから HCL Domino Volt で作成された投票ページを開き、投票ページに埋め込まれた議案詳細を確認しながら承認、否認の投票を行いました。

採決:議長、事務局の運営側は、投票結果を Volt の要約機能により、グラフでリアルタイムに結果を確認、採決することができました。

 

実際の第27回通常総会、第2号議案投票ページ

 

事務局は、本アプリの開発にあたって HCL Domino Volt アプリハンズオンサービスを受講し、HCL Domino Volt アプリ開発について学びました。残念ながらこの短時間に全く新しく開発、運用できるところまでは難しく、開発をお願いすることになりました。しかし、このハンズオンサービスを受講していたため、 はじめての HCL Domino Volt 開発、活用、運用にもかかわらず開発担当の方とのコミュニケーションは円滑に進み、何より作成依頼から数時間で、全機能をイメージできるアプリケーションが提示された時には感動しました。ユーザーが簡単にアプリを開発できる環境と聞いていましたが、開発者の方にとっても依頼者との円滑かつ迅速なコミュニケーション開発ツールとして優れているのでは、と感じました。

 

1月の理事会において総会開催および議案書案が決定されてからの短い開催準備の中で、HCL Domino Voltによる「議案承認アプリ」を作成していただきましたこと改めてお礼申し上げます。本アプリは、会員限定サイトからダウンロードいただけます。ぜひご活用ください。

 

「議案承認アプリ」について
(HCL Domino Volt アプリ開発、株式会社エフ 御代様)

 

今回のアプリのテクニカルな内容、みなさまの HCL Domino Volt アプリ開発にお役にたてると思われることを以下にご紹介します。

 

・議案書承認アプリ

オープンセミナー & FESTA2021 の準備も佳境に入ってきた2月初旬に総会での議案承認アプリケーションを作成してほしいという依頼がありました。

当初は、各議案に対して「承認」なのか「否認」なのかを投票できれば良いだろうということで、下図のようなとてもシンプルなアプリケーションにしました。

 


この程度のアプリケーションであれば、数時間もあれば作成できてしまうのが HCL Domino Volt の強みです(実際に2時間ほどで作成しています)。このアプリケーションを議案の数だけ(今年度は3つ)作成して運用すれば事足りと考えて、事務局にアプリURLを連絡しました。

 

採決、投票のイメージをすぐにご理解いただけたようですが、せっかく作るのであれば、もっと便利にしたい、利用していただく方(ノーツコンソーシアム会員様)の負担が少ない形で提供したい。という旨のご依頼を受けました。

 

確かにこのままでも運用自体は出来たでしょう。しかし、HCL Domino Volt というものを広く知っていただくのにせっかくのアプリケーションが適当なものでは、その魅力も半減してしまいます。

 

そこで、実際にノーツコンソーシアム総会でご利用いただいたようなメニュー付きのアプリケーションを作成いたしました。このアプリケーションの特徴は、以下の通りです。

  

・一人一回のみ投票が出来るようにした(一度投票したら、投票結果が表示されるようにしてある)
・メニュー画面を設けることで、自分がどの議案に投票したのかどうかが分かるようにした(さらに、各議案の投票ページへの遷移も可能にしてある)
・議案を投票ページ内に埋め込むことにより、複数サイトを行き来しなくても良いようにした

 

下図はメニューページです。投票済みかどうか、投票済みの場合は投票結果を表示するようにしてあります。

 

 

・従来のDominoアプリとのハイブリッド構成

事務局からの内容にもあるとおり、議案書の内容を従来の Notes アプリケーション内に参照できるように予め画面(ページ)を作成しています。

この HCL Domino Volt アプリケーションでは iframe タグを使うことで、Notes アプリケーションの画面を埋め込んでいます。

これにより、アプリケーションの利用者(事務局)は HCL Domino Volt アプリケ-ションの設計を変更することなく、埋め込まれた議案内容を編集できます。

 

 

・委任状提出者情報の事前インポートと投票結果のグラフ表示

また日程の都合等により総会に出席できない方から提出された委任状について、本アプリケーションにデータを反映させるために HCL Domino Volt の標準機能である Excel ファイルのインポート機能を使うことで、スムーズに委任状提出者のデータをアプリケーションに反映させることができます。

さらに HCL Domino Volt には作成されたデータを元にグラフ化する機能があります。

これら機能の活用により、集計結果を即時に反映させ、総会出席者がその場で確認することができたのではないかと思います。

 

 

・当日の運営

総会当日は、アプリケーションの管理者としても参加していました。十分にテストはしていましたが、それでも万が一があってはなりません。

会長の「投票をお願いします」の掛け声があった瞬間からアプリケーションのデータをウォッチしていました。

幸い、会員の皆様にはスムーズにご投票いただけたようでほんの数分で投票が終わり、即刻結果もお見せすることが出来ました。

この結果も HCL Domino Volt の標準機能である円グラフ作成を使ったものです。下の画面は実際の投票結果の画面です。

 

 

今回の採決では、出席者全員に承認いただけたので上記のようなグラフとなっていますが、それでもすぐに承認多数というのが分かっていただけると思います。

データを書き出して Excel等で集計しなくても、オンラインのその場でグラフとして可視化でき、出席者全員で確認できるのも HCL Domino Volt の強みではないでしょうか。

 

HCL Domino Volt はまだまだ不便な点も多いですが、早いスパンでのバージョンアップが行われています。

この先もどんどん進化していき、より便利になると思われますので、是非、HCL Domino Volt で色々なアプリケーションを作成してみてください。

 

 

議案承認アプリ ダウンロードのご案内(会員限定)

本アプリケーションを、会員限定サイトの以下のページでダウンロードいただけます。

 

議案承認 HCL Domino Volt アプリケーション

 

※ 本アプリ利用に関する責任はご利用者自身で負うものとします。ノーツコンソーシアム、株式会社エフ様は一切の責任を負いません。
※ 会員限定サイトにログインできない会員の方は、事務局までメールでご連絡ください。

 

本件のお問合せは、事務局までお願いします。

以上